おいら文章書くの苦手なんだよなあ
ふぉふぉふぉ
今回はそんなかめきちに活かせる文章を書くコツを伝授するぞよ
文章力とは
文章力とは、「意図を正確に伝える文章を書く能力」のことです。
「何を伝えたいのかが分からない」というのは、文章力がないと言えます。
よく似た言葉に、「文才」があります。
文才とは、「新しい価値を生み出す文章を書く能力」を指します。
ビジネスでは小説や文学作品などのように、文章で魅了する「文才」は必要ありません。
「いかに端的にわかりやすく伝えるか」である「文章力」を磨きましょう。
正確に伝えることじゃぞ
文章力がある・ない人の特徴
仕事をする上で、「文章力がある人」と「文章力がない人」にはこのような違いがあります。
| 文章力がある人 | 文章力がない人 | |
| 最初にある | 結論 | 最後にある（ない） |
| 短くて簡潔 | 長さ | だらだらと長い |
| 具体的 | 使う単語 | 抽象的 |
| 定量的 | 表現 | 定性的 |
文章力のある人は分かりやすいぞよ
文章力を上げる３つのメリット
コミュニケーションが円滑にな
文章はコミュニケーション手段の一つです。
下の図からわかるように、ビジネスではメールがコミュニケーションツールとして最も使われています。
（コミュニケーション手段・図）
文章力を磨くことは、コミュニケーション能力を上げることです。
コミュニケーション能力は仕事をする上で必須の能力です。
コミュニケーションを円滑にするのにはうってつけなのじゃ
仕事が早く終わる
下の図からも分かるように、ビジネスマンは１日平均２時間以上メールに充てています。
（メールに費やす時間・図）
メールを読む時間よりも書く時間のほうが長いです。文章力を磨き、書く時間を削減することで仕事の効率は上がります。
仕事が早く終わればうれしかろう
成果が上がる
これまでメールに充てていた時間が削減できれば、営業やマーケティングなど成果に繋がる業務に充てることができます。そうすれば、より多くの得成果を上げることができるでしょう。
どんどん成果を上げるのじゃ
文章を楽に書く４つのステップ
1,3Wで要件定義をする
ポイントは、初めから完成された文章を書こうとしないことです。
文章を書くのが苦手だと感じているのであれば、なおさらです。
「文章を書く」とは、思考を整理する作業です。思考は最初からきれいに整理されていません。
例えばメールであれば、「誰かに・理由があって・なにかを」やってもらうことを伝えるために文章を書きます。
そのため、まず以下の３点を明確にしましょう。
- Who・・・誰に
- What・・・何をやってもらいたいのか
- Why・・・なぜやってもらいたいのか
メール以外でも一緒です。
「取引先の社長にアポイントを取り次いでほしい」ことをメールで伝えるなら、
- Who・・・事務員が
- What・・・社長にアポイントが取れるかどうかを確認してもらいたい
- Why・・・新商品の案内をしたいから
「です」「さん」などは書かず、最低限の情報を書き出すようにしましょう。
誰に、何を、なぜ、これはすごい重要じゃぞ
2,結論から伝える
先ほどの要件定義を文章化しましょう。
先ほどの例で言うと、
●●様より、●●社長にアポイントが取れるか確認いただけないでしょうか。
理由としましては、弊社の新商品のご案内をさせていただきたいからです。
綺麗な文章じゃなくても大丈夫です。
細部の手直しは最後にするようにして、「なにを伝えたいのか」を文章にしましょう。
結論から伝えることで伝えたいことの強調じゃ
3,箇条書きで文章を作る
冒頭で目的を伝えられたら、それに続く内容を箇条書きで書いてみましょう。
今回の例では、
結論
●●様より、●●社長にアポイントが取れるか確認いただけないでしょうか。
理由としましては、弊社の新商品のご案内をさせていただきたいからです。
続く内容
- 以前電話で社長に内容は伝えている
- 社長はぜひ話を聞いてみたいと言ってくれた
- 来週以降なら空いていると言っていた
- 来週以降の候補日を提示
- 概要資料を添付していること伝える
- 締めの言葉
ポイントは、文章にしないことです。
一文ずつ完成させようとせず、全体の構成を作ることに集中してください。
これもこれでわかりやすいぞよ
テンプレートを使う
「どうしてもうまく書けない」ときは、検索しましょう。
今回の場合なら、
「メールテンプレート アポ」でGoogle検索すると、いくつもテンプレートが見つかります。
ビジネスシーンでのメールには型があります。
目的は「意図を正確に伝えること」です。
自分の手で書くことに固執せず、テンプレートを上手に活用しましょう。
テンプレはお手本じゃ
仕事を楽にする裏技
伝え方にこだわらない
そもそも「これはメールで伝えないといけないのか」と考えましょう。
電話であれば、１分で伝えられることも多くあります。
中には「メールで連絡して」とこだわりがある人もいます。
「どんな手段で連絡すれば良いか」を確認するようにしましょう。
何度も言いますが、大切なのは「意図を相手に正確に伝えること」です。
お互いのために、最適な伝え方を選ぶようにしましょう。
伝え方にこだわるのはよくないぞよ
全てを伝えようとしない
一度にすべてを伝えることはできません。
メールは２０行までに収めるのが良いとされています。長い文章は相手にストレスを与えてしまいます。
会話でも一方的に話されるのは気持ち良くありませんよね。
コミュニケーションは相手があって成立するものです。相手のレスポンスを前提に、「端的に伝える」ことを常に意識しましょう。
一度にすべては伝えれんのじゃ
【まとめ】文章力を磨いて仕事を楽にしよう！
ビジネスで成果を高めるために、文章力は大切です。
今回の内容をおさらいするぞよ。
文章力とは
「意図を正確に伝える文章を書く能力」
「文章力がある人」の特徴
- 結論を最初に書く
- 短くて簡潔
- 内容が具体的
文章力を上げる３つのメリット
- コミュニケーションが円滑になる
- 仕事が早く終わる
- 成果が上がる
文章を楽に書く４つのステップ
- 3Wで要件定義をする
- 結論から伝える
- 箇条書きで文章を作る
- テンプレートを使う
文章力を磨いて成果を上げるぞ～！
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