資料作成、アポ調整、メール返信、上司に報告・・・・
ああ、仕事に埋もれちゃう。。
このように同時にいろんな仕事をこなさないといけないシーンってありますよね。
同時にバリバリ仕事を片付けている人を見ると憧れますよね！しかし、マルチタスクには向き不向きがあります。
そこで今回は以下の内容を解説します。
- マルチタスクとは？
- マルチタスクは必要なのか
- マルチタスクのメリット・デメリットは？
- マルチタスクをするコツは？
自分に合ったやり方を知ることが大切じゃ
マルチタスクとは
マルチタスクとは、複数の作業を同時並行させること。
元々は「ひとつのコンピュータが同時に違う情報処理をする」という意味で使われていました。
「仕事ができる人＝マルチタスクができる人」だと思っている人もいるのではないでしょうか。
マルチタスクは必要か
そもそもマルチタスクは必要なのでしょうか。
マルチタスクをするメリット・デメリットを解説します。
マルチタスクのメリット
同時進行で仕事ができる
同時に仕事ができれば、突発的な対応や急な方向転換にも対応できます。
反対にシングルタスクの場合、ほかの作業がストップしてしまいます。
一つの作業しか進められれないことでほかの人の業務まで止めてしまうこともあります。
全体像を把握できる
複数の仕事をこなしていると、全体像が把握できます。Xだけでなく、Y、Zなど複数のプロジェクトを担当することで、単独では見えなかった気づきや発見を得られることもあります。
その気づきや発見がチームや会社全体の生産性を向上につながることもあり、マネージャー職にはマルチタスクが求められます。
コミュニケーションが円滑になる
マルチタスクを上手く進められると、コミュニケーションが円滑になります。
「上司への相談」「部下への指示」「クライアントへの現状報告」。コミュニケーションが円滑になればチームや会社全体にも良い影響を与えることができます。
マルチタスクのデメリット
キャパオーバー
マルチタスクをすることで能力以上の仕事を抱え潰れてしまう危険があります。
上司に報告したら不機嫌そうにされた、という経験ありませんか？そうした人はまさに自分の能力以上の業務を抱えてしまっている状態だと言えます。
マルチタスクには向き不向きがあり、人によってはシングルタスクの方が効率良く進められる場合もあります。
プレッシャー
複数のことを同時にこなそうとすると、その分プレッシャーも大きくなります。
「この業務が止まったら、あっちも止まってしまう」とシングルタスクでは感じることのないプレッシャーを感じます。
過度なプレッシャーは能力を発揮できない原因になります。
生産性の低下
一度離れると集中力を戻すのに15分かかると言われています。マルチタスクではどうしても集中力が散漫になってしまいます。
「いろいろ手を出したけど結局どれも中途半端なまま」というのはマルチタスクでよく起こる失敗です。
どうしてもマルチタスクが必要な時
マルチタスクが苦手でも同時に進めないといけないこともあるよ・・・
確かにそうじゃ。ここからマルチタスクのやり方を教えるぞ
3×30×1で仕事を分ける
かかる時間でタスクを分けましょう。簡単なものから着実に完了させることでモチベーションに繋がります。
例えば、
３分以内に終わる・・・メールの返信（１件）、上司への進捗報告、部下の進捗確認
３０分以内に終わる・・・プレゼン資料の骨子完成、プロジェクトの予算管理
１時間以上はかかる・・・上司とプレゼンの練習
パーキングロット
パーキングロットとは「目の前の問題を一時的に退避させる」こと。
例えばメールの返信をしているときに、上司に呼ばれたとします。「メールの返信を中断する」ことをパーキングロットと言います。
ポイントは「どこまでやったのか」「どこからやれば良いのか」をメモしておく点。手書きでも、スマホのメモでも大丈夫です。
メモに残すことで効率を落とさずに業務を完了させることができる。
ツールの活用
頭の中にとどめておくのには限界があります。ツールを使ってタスクの整理をしましょう。
現状を可視化させることが目的です。
- 入力に時間がかからない
- 直感的に把握できる
この２点を抑えてツールを選ぶようにしましょう。
こちらのサイトで「タスク管理ツール」をわかりやすく紹介しているので参考にしてみてください。
効率を上げる仕事の進め方
シングルタスクに分ける
マルチタスクが苦手だと感じているのなら、シングルタスクで仕事を進めましょう。
ポイントは、同じジャンルをまとめてやることです。
メール作業→計算作業→打合せ→計算作業→メール作業
のように、いろんな業務をばらばらにやるのは非効率です。
一度普段やっている業務を書き出して、ジャンルごとに分けると良いでしょう。
TODOを書き出す
今やらないといけないこと書き出しましょう。頭の中にとどめておくのは脳への負担です。
まずは、思いつくものからで構いません。できるだけ時間をかけずに言語化することがポイントです。
優先順位をつける
次に優先順位をつけましょう。
ポイントは、「重要度」と「緊急度」の二軸で優先順位をつけることです。
このように縦軸に重要度、横軸に緊急度のマトリクスを書き、当てはまる場所にタスクを書き込んでいきます。
右上が最も優先順位が高く、先に終わらさなければいけないタスクです。
タイムリミットを設ける
順番が決まったら、あとは実行するのみです。
しかしやり始める前にタイムリミットを設けてください。
時間制限があるのとないのでは生産性が全く違います。
始めると同時にアラームをかけるとより良いでしょう。
【まとめ】自分に合った進め方で仕事の効率を上げよう！
仕事の進め方は人によって違います。
仕事がデキる人は、自分に合った仕事の進め方を理解しています。
マルチタスクに苦手だと感じているのなら、シングルタスクに徹しましょう。
コメント