今日も残業だ・・どうして自分だけいつも残業しないといけないんだ・・
こんな風に感じたことはありませんか？
周りが定時に帰る中自分だけ残業していると余計に嫌になりますよね。
そこで今回は残業しないようにする方法について詳しく解説します。
残業する人の特徴
かめ爺：まずは自分が以下の特徴がないか確認じゃ
レスが遅い
残業が多い人にはレスが遅いという特徴があります。
「時間ができた時にまとめて返そう」と考えていませんか。
一般社団法人日本ビジネスメール協会が2018年に実施した「ビジネスメール実態調査」結果では、24時間以内に返信がないと「遅い」と感じる人が多いようです。
返事が遅い→相手がイライラ→返事を遅くする→仕事が進まない・・・
こんな風に返事が遅いことで残業に繋がります。
一人でやろうとする
「一人で仕事を終わらせる」と考えるのも残業が多い人の特徴。
それは完璧主義が原因で、一人でやろうとする以外に「ちゃんとしたものを作らないと」「ミスはしないように」と考えてしまいます。
こちらの記事で「完璧主義」について詳しく解説しているので参考にしてください。
生産性の低い時間帯がある
- 昼休みの後は集中できない
- ぼーっとメールを確認している
このような時間帯はありませんか。特に日本は先進国の中でも生産性が低いことでも有名。
「どうやるか」も大切ですが、「いつやるか」はそれ以上に大切です。
残業しない人が意識していること
かめきち：残業しない人はどんなことをしているんだろう？
すぐにレスを返す
残業をしない人は返信が速いです。
また、こちらの「仕事ができる人の特徴」に関するアンケート結果からでもわかるように、「返事が早い」がトップに来ています。
すぐに返事をするとは、相手に委ねるということ。つまり仕事を抱えないことに繋がります。「まとめて返事をしよう」という考えは一見効率的に思えますが、仕事を立て込む原因になります。
他より早く仕事を始める
残業になるかならないかは、一日の始まりで勝負は決まっているかもしれません。残業をしない人は朝を重視しています。時間ぎりぎりに出勤してくる人に仕事がデキる人ってあまりいませんよね。
人より早く会社に来るメリットは邪魔されることがない点。人が集まれば会話が生まれ、新たな仕事が生まれます。特に部下を持つと声をかけられて自分の仕事が始められないなんて経験あるのではないでしょうか？
スケジュールを可視化する
残業しない人は一日の流れを明確にしています。
著書『1440分の使い方』の中で、15分単位でスケジュールを立てる方法が紹介されています。
スケジュールを立てるポイントは以下の３つ。
- 重要なことはすべてやる時間を決める
- 重要なタスクは１日のできるだけ早い時間帯にやる
- 目標は取り下げない
時間内に仕事を完了させるためには具体的な計画が必要です。
タスクを分ける
残業をしない人は時間帯に応じてタスクを分類しています。
例えば９～１１時が生産性の高く、１３～１５時が生産性の低い人は、
- 朝・・・企画などクリエイティブな仕事
- 昼食後・・・メールチェックなど作業系の仕事
というように生産性を意識した計画を立てます。「自分を知る」ことが、残業しないカギだと言えます。
誰かに任せる
誰かに仕事を任せることができれば残業０に近づきます。
また、デキる人は任せ方も上手です。「これやっといて」という曖昧な言い方ではなく、「２時間以内に次の会議のアジェンダを１枚のスライドにまとめてくれないか？」と具体的な指示をします。
今からできる残業しないための習慣
30分早く出勤する
周りが出勤してくる前に仕事を始めるようにしましょう。30分でも自分のペースで仕事を進める時間を持つと、気持ちに余裕が生まれ１日の生産性を高めます。
また、在宅ワークができるのであれば上手に活用しましょう。強制力がなくなるデメリットはありますが、自分のペースで仕事を進めることができれば残業しないで済むでしょう。
始業前にスケジュールを立てる
思いついた仕事から手をつけるのは良くありません。始める前にその日のスケジュールを立てましょう。
いきなり予定表に書き込むのではなく、
- タスクを洗い出す
- 優先順位をつける
- スケジュールに落とし込む
の順で行うようにしましょう。
詳しくはこちらの記事で紹介しているので参考にしてみてください。
３０分以内にレスを返す
LINEや短いメールであれば３０分以内に返事をするようにしましょう。
30分作業に集中する→レスを返す→休憩→30分作業に集中する・・・
この流れで仕事を進めれば30分以内にレスを返すことができます。
ポイントは返信内容に時間をかけないことです。
「了解」「OK」などはぶしつけな印象を与えますが、相手によってはスタンプなどを活用して時短を図りましょう。
【まとめ】残業をなくしてプライベートを充実させよう！
残業をなくすことができれば、
- 一人の時間ができる
- 家族との時間が増える
- 仕事が苦じゃなくなる
人生を豊かにすることができます。残業代で稼ぐこともできるでしょうが、時間は最も貴重な資産です。自分の価値を高めるために時間を使って収入を増やしましょう。
いきなり残業を０にすることはできませんが、できることを少しずつ続ければ必ず成果につながります。
コメント